Ping2Dine voor bezorghubs

Een bezorghub beheert een eigen groep bezorgers en wijst binnenkomende ritten aan hen toe, onafhankelijk van welk restaurant de bestelling plaatste. Alles regel je vanuit het dispatch-scherm.

Na het inloggen als hub-manager zie je het dispatch-scherm met een overzicht van open, toegewezen en afgeronde ritten, plus je bezorgerslijst.

• Laat dit scherm openstaan tijdens werktijden; nieuwe ritten verschijnen direct, zonder dat je hoeft te verversen.
• Je ziet in één oogopslag welke bezorgers standby staan en welke onderweg zijn.

• FIFO-toewijzing: open ritten staan bovenaan de tab Ritten, oudste eerst. Bij elke open rit staat een knop "Toewijzen (volgende in rij)" die de rit automatisch geeft aan de eerstvolgende standby-bezorger.
• Opnieuw toewijzen: is een rit al toegewezen maar wil je een andere bezorger, gebruik dan "Opnieuw toewijzen".
• Afronden: zodra een bezorger een rit afrondt, gaat hij automatisch weer achteraan de FIFO-rij staan voor de volgende rit.

• Toevoegen: voeg een bezorger toe met naam en telefoonnummer. Die krijgt daarmee direct toegang tot zijn eigen inlogscherm.
• Verwijderen: verwijder een bezorger die niet meer voor je rijdt; dit gebeurt direct, zonder wachttijd.
• Telefoonnummer: het systeem herkent hetzelfde nummer ongeacht spaties of de manier waarop het is ingevoerd (met of zonder landcode), zodat een bezorger niet per ongeluk twee keer wordt aangemaakt.

Een bezorger kan op twee manieren inloggen: met een PIN-code, of via een WhatsApp-controle plus PIN. Beide bevestigen samen dat jij het echt bent.

• PIN-login: telefoonnummer + PIN-code invullen, net als een gewoon wachtwoord.
• WhatsApp-controle: het inlogscherm toont een code. Stuur die code vanaf je geregistreerde WhatsApp-nummer naar het platformnummer. Daarmee bewijs je dat jij echt over dat nummer beschikt, iets wat een doorgestuurd bericht niet kan namaken. Vul daarna nog je PIN in om het inloggen af te ronden.
• Inlog-melding: bij elke geslaagde login krijg je een WhatsApp-bericht. Was jij dat zelf niet, antwoord dan met STOP op dat bericht: je account wordt dan direct geblokkeerd totdat je hub-manager het weer vrijgeeft.

Het gebruik van het dispatch-systeem loopt via een licentie, met een gratis proefperiode voor nieuwe hubs.

• Is de licentie verlopen, dan kun je niet meer inloggen op het dispatch-scherm totdat de licentie is verlengd.
• Zie je een melding over een verlopen licentie, neem dan contact op om te verlengen; je bezorgers en hun gegevens blijven intussen gewoon bewaard.

Net als bij restaurants moet een nieuwe bezorghub zich verifiëren voordat het account volledig actief wordt.

• Je kunt na het aanmelden meteen inloggen en je hub voorbereiden, maar je ontvangt pas ritten na verificatie.
• Verifiëren kan via WhatsApp (de getoonde code appen naar het platformnummer) of via e-mail.

Naast het dispatch-scherm kun je via WhatsApp ook vragen stellen aan de hub-bot, bijvoorbeeld over hoe ritten toewijzen werkt of hoeveel open ritten er nu zijn.

• Eenvoudige, veelgestelde vragen worden direct en gratis beantwoord.
• Voor iets specifiekers schakelt de bot door naar een AI-assistent die met de actuele status van jouw hub kan antwoorden.

In de tab "Afrekening" zie je per maand hoeveel bezorgde ritten je voor elk restaurant hebt gereden en hoeveel je daarvoor mag factureren, plus een overzicht per bezorger van wie welke rit deed.

• Bevroren fee: de bezorgfee die je met een restaurant afspreekt, wordt bij elke rit vastgelegd op het moment dat hij wordt aangemaakt. Pas je de fee later aan bij een restaurant, dan verandert dat niets aan al gereden ritten. Zo blijft elke afrekening achteraf kloppen, ook als je de fee tussentijds wijzigt.
• Fee wijzigen: een lopende afspraak wijzig je nooit eenzijdig. Bij een actieve koppeling (tab "Hub") tik je op "Fee wijzigen" en vul je een nieuwe fee in; het restaurant moet dat voorstel eerst goedkeuren voordat de nieuwe fee ingaat. Andersom kan het restaurant ook een fee voorstellen, die jij dan accepteert of afwijst.
• Opnieuw uitnodigen: heeft een afspraak met een restaurant vroeger gestaan op "Beeindigd" of "Geweigerd", dan kun je die vanuit dezelfde kaart opnieuw uitnodigen met een nieuwe fee. Alle ritten en facturen van de oude periode blijven gewoon bewaard.
• Factuur maken: kies de maand, en klik bij een restaurant op "Factuur maken". Het aantal ritten en het totaalbedrag van dat moment worden dan vastgelegd op de factuur, samen met een uniek factuurnummer.
• Versturen: stuur de factuur via WhatsApp of e-mail naar het restaurant, of kopieer de link zelf. De factuur heeft een print-knop, zodat je hem ook op papier kunt meegeven of bewaren.
• Markeer betaald: zodra het restaurant heeft betaald (rechtstreeks aan jou, buiten Ping2Dine om), markeer je de factuur als betaald.

Je hoeft niet te wachten tot een restaurant zich bij Ping2Dine aanmeldt om voor hen te bezorgen. Je kunt élk restaurant koppelen via alleen hun WhatsApp-nummer, ook als ze geen Ping2Dine-account hebben.

• Uitnodigen: in de tab "Hub" vul je bij "Extern restaurant toevoegen" de naam, het WhatsApp-nummer, het ophaaladres en de bezorgfee in. Je krijgt daarna een groene WhatsApp-link te zien met "JA" al ingevuld, die je doorstuurt aan het restaurant (via WA, sms, of gewoon voorlezen aan de telefoon) — zij hoeven alleen nog op verzenden te tikken. Het restaurant moet het eerste bericht sturen, niet wij, want WhatsApp staat ons niet toe om als eerste een bericht te sturen naar een nummer dat ons nog nooit heeft geappt.
• Rit aanvragen via WhatsApp: zodra de koppeling actief is, kan het restaurant gewoon een bericht sturen naar het platformnummer om een bezorging aan te vragen. De bot vraagt dan stap voor stap het afleveradres en het telefoonnummer van de klant, en zet de rit daarna automatisch in de wachtrij.
• Het aanvraagscherm: voor restaurants die liever een vast scherm gebruiken (bijvoorbeeld een tablet achter de kassa), staat bij een actieve externe koppeling een "Scherm-link + PIN"-blok. Geef die link en PIN aan het restaurant; ze loggen daarmee in op een simpel scherm waar ze een bezorging kunnen aanvragen en de status van hun ritten van vandaag kunnen volgen. Verder kunnen ze op dat scherm niets zien.
• Afrekening: externe restaurants tellen automatisch mee in de tab "Afrekening" en kunnen op dezelfde manier een factuur krijgen als je eigen Ping2Dine-restaurants, via WhatsApp of (als je een e-mailadres hebt ingevuld) per e-mail.
• Fee wijzigen en heropenen: werkt hetzelfde als bij gewone restaurants, zie sectie 9.